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【僱主錦囊】 7大貼士避免勞資關係陷入僵局

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在新型冠狀病毒的疫情打擊下,各行各業生意受到嚴重影響。一些公司在迫於無奈的情況下需要員工放取無薪假甚至裁員,因而出現勞資糾紛的情況。勞資糾紛是指僱主與僱員之間因工資、福利、工作時數、解僱、拖欠薪金或履行合約等僱傭問題所引發的爭議。若然僱主與員工在上述的不同情境出現紛爭甚至引致法律條文上的爭議,僱主便需要多加留意事前與員工的溝通和處理手法。要避免日後不必要的勞資糾紛,僱主需與僱員加強溝通,並清楚列明協議和獲得雙方同意,以提防勞資關係陷入僵局。

1. 有關無薪假的勞工法例指引

勞工法例的《僱傭條例》第四章有關休息日、法定假日及有薪年假的安排,當中列出「休息日屬有薪或無薪,應由僱主和僱員雙方協定。」在無可避免的情況下,如公司決定安排僱員放取無薪假,應考慮向僱員提供不同方案,例如每月實行放取4天,半個月或全個月的無薪假等。

除非員工在入職時所簽署的僱傭合約經已清楚列明,否則放取無薪假不能由僱主或僱員單方面決定,否則會構成「不合理更改僱傭合約條款」,僱員便有權提出補救申索。簡而言之,僱主應事先就無薪假的安排與有關的僱員進行磋商及坦誠商議,並考慮個別僱員的需要,協商有關安排,以維持良好的僱傭關係。

2. 何謂裁員?

《僱傭條例》第九章列出有關終止僱傭合約的限制,解僱補償如代通知金,遣散費等計算方法和安排。何謂裁員?

僱員若基於以下原因,即視作因裁員而被解僱:

( 1 ) 僱主結束或準備結束營業而解僱僱員;
( 2 ) 僱主停止或準備停止經營僱員受僱的工作場所而解僱僱員﹔或
( 3 ) 僱主對僱員所擔任的工作,或對僱員在其受僱地點所擔任的工作需求量縮減或預期會縮減而解僱僱員。

如僱員遭到不合理解僱,即僱主並非基於條例規定的正當理由如僱員的行為、僱員在工作方面的能力或資格等而解僱僱員,僱員可以向僱主提出補償申索。僱主亦需注意《僱傭條例》下有關停工的定義,因僱主可能需要支付遣散費給合資格僱員。

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3. 何謂停工?

如僱傭合約訂明僱員的報酬須視乎他獲僱主提供其所受僱的該種工作而定,則在以下情況,僱員可視作被停工:

( 1 ) 在任何連續4個星期內,不獲僱主分配工作並不獲支付工資的日數超過正常工作日數總和的一半; 或
( 2 ) 在連續26個星期內,不獲分配工作並不獲支付工資的日數超過正常工作日數總和的三分之一。

(上述正常工作日數,並不包括閉廠、休息日、年假及法定假日等日數在內。)

4. 如何避免勞資糾紛?

僱主可參考勞工處發出的指引以適當處理:

  • 盡量尋找代替減薪和裁員的其他可行措施,而無須採取減薪或裁員的行動。

  • 在人力資源管理方面,以自然流失、自願離職和自願退休計劃來減少薪酬開支,或暫停招聘員工。

  • 考慮一些增加收入或節省成本的措施如定期與員工舉行開源節流會議、審查和削減機構內各單位的開支預算、與供應商磋商降低成本等。

5. 若要採取減薪措施

當減薪無可避免時,僱主應與員工進行坦率誠懇的磋商。採取減薪行動前,僱主必須事先取得僱員的同意,否則便違反《僱傭條例》下須依時支付工資給僱員的規定。盡早計劃,諮詢人事管理專業人員的意見,或向區內勞資關係科徵詢意見。總的來說,僱主必須靈活變通,耐心與僱員商討,並聆聽僱員的意見,了解他們的反應。書面保證亦有效表明誠意,令磋商時會更為順利。

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6. 若要採取裁員措施

而當裁員無可避免時,僱主便須與協商委員會、員工協會或機構內職工會進行坦誠而公開的討論,充分向他們解釋公司正面臨的困境和裁員的原因。僱主尤其須要準備與受影響的僱員作詳細商討,並保持耐性及諒解的態度。僱主需要確保裁員的準則是客觀、公平及具透明度,並確保終止僱傭方案所給予僱員的補償是不少於《僱傭條例》 和有關僱傭合約所賦予。

此外,僱主可考慮體恤僱員,發放特惠款項,和向每名被裁減的僱員清楚解釋各項細節和計算款額的方法。支持和關懷被裁僱員十分重要,僱主應小心謹慎處理公司與僱員的關係,以免影響公司的生產力和服務質素。

7. 調停服務

如僱主和僱員未能夠自行解決勞資爭議,便可向勞工處勞資關係科尋求免費及自願性質的調停服務。調停服務以不拘形式、省時及簡單的方法,協助政府以外機構的僱主及僱員解決由《僱傭條例》、《最低工資條例》或其僱傭合約條款引起的僱傭申索和勞資糾紛。

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